Medewerker dienstverlening

Functie

Als administratief medewerker dienstverlening zorg je voor een klantvriendelijke interne en externe dienstverlening aan de onthaalbalie en bij het secretariaat.

Je onthaalt bezoekers vriendelijk aan de balie en telefonisch en verwijst hen vlot en efficiënt door naar de persoon of instantie die hen kan verder helpen. Aan het loket treedt de medewerker op als tussenpersoon tussen de burger en de overheid.

Als medewerker dienstverlening ondersteun je de administratieve en dagelijkse werking bij het secretariaat. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de taken van de algemeen directeur. Deze functie verzorgt de agenda, het verslag en de gehele afhandeling van allerhande vergaderingen binnen de gemeente (college van burgemeester en schepenen, gemeenteraad,  gemeenteraadscommissies, burgemeester, vertegenwoordiging in andere organen,...). Je zorgt voor de uitvoering van allerhande administratie m.b.t. het bestuur.
Je levert een bijdrage aan de realisatie van een gemeentelijk beleid en zorgt dat alle collega’s de nodige informatie ontvangen vanuit het bestuur die zij nodig hebben in de uitvoering van hun werk.
Je komt hierbij in contact met het politieke apparaat.  Een vlotte, vriendelijke, discrete en constructieve omgang is hierbij noodzakelijk.

Jouw profiel

• Je bent minimaal in het bezit van een diploma hoger middelbaar onderwijs of daarmee gelijkgesteld.
• Ervaring in een lokaal bestuur is een meerwaarde, maar geen noodzaak.
• Enige ervaring in een administratieve functie met klantencontacten of onthaalfunctie is een meerwaarde, maar geen noodzaak.
• Het werken op een secretariaat van een gemeentebestuur kan hectisch zijn. Stressbestendigheid en het vermogen om kalm te blijven onder druk zijn daarom belangrijke eigenschappen.
• We kunnen op jou vertrouwen: je komt afspraken na en gaat discreet om met verkregen informatie en gevoelige thema’s binnen ons lokaal bestuur.
• Je voldoet aan de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden.
  

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten

Aanbod

Contract

• voltijds (38/38)
• overeenkomst van onbepaalde duur
• flexibel werkrooster in samenspraak met collega’s en diensthoofd

Loon

• bruto maandwedde volgens loonschaal C1-C3 tussen €2.303,39 en €4.215,79
• beroepservaring kan onbeperkt worden overgenomen
• maaltijdcheques van €8 per volledig gewerkte dag
• loonsimulatie mogelijk op aanvraag
• vakantiegeld en eindejaarstoelage
• ecocheques op het einde van het jaar (in verhouding tot de geleverde prestaties)

Vakantie
Vakantie wordt pro rata berekend op basis van de duur van de tewerkstelling en de prestatiebreuk.
Voltijdse medewerkers hebben per volledig dienstjaar recht op:

• 31 vakantiedagen
• 11 wettelijke feestdagen
• 3 bijkomende feestdagen
• vrij te kiezen vervangingsdag indien de (bijkomende) feestdag op een zaterdag of zondag valt

Loopbaan

• coaching tijdens formele en informele gesprekken
• opleidingskansen

Voordelen

• aangename werkomgeving
• flexibele werkuren in samenspraak met collega’s en leidinggevende
• mogelijkheid tot structureel/occasioneel thuiswerk, in samenspraak met leidinggevende
• fietsvergoeding
• 2de pensioenpijler
• gratis abonnement woon-werkverkeer (openbaar vervoer)
• gratis hospitalisatieverzekering
• aansluiting bij onze sociale partner gsd-v voor premies, kortingen, voordelen, …